Inlezen deelnemers

Als groepen deelnemers toegevoegd moeten worden maak je gebruik van de functie Inlezen. Hierbij maak je (meestal) gebruik van een exportbestand uit het schooladministratie systeem. In de menu's Testplanner, Deelnemers en Groepen vind je een knop om gegevens te importeren.

Om te importeren is een importbestand nodig in Excel of een tekstbestand in csv format.

pageImportbestand maken

Importeren

Nodig: bestand met deelnemersgegevens in Excel (.xlsx) of comma-gescheiden bestand (csv).

1. Selecteer het menu Testplanner (of Deelnemers of Groepen).

2. Klik op de knop Inlezen.

3. Klik op Bestand kiezen en selecteer het importbestand.

4. Klik op de knop ... (met de 3 puntjes) en selecteer het cohort, schooljaar, de locatie of afdeling*) waaraan de deelnemers toegevoegd gaan worden.

5. Klik op OK en vervolgens op Inlezen.

Het volgende scherm toont een overzicht van de gegevens die geïmporteerd worden, gerangschikt in kolommen. De kolomkoppen zijn de veldnamen waarin de gegevens geïmporteerd worden. Tip! Staat er ergens Negeren? Dan verander je "negeren" door erop te klikken. Kies de Veldnaam die van toepassing is.

• Klik éénmaal op Inlezen. Ook als het wat langer duurt. Anders registreert het scherm dat je erna op "Wijzig context & Opnieuw" klikt. Dan moet je weer opnieuw beginnen bij stap 2 "Inlezen".

• Controleer aan de hand van het getoonde overzichtsrapport of alle gegevens zijn ingelezen.

Als gegevens zijn geïmporteerd, zie je een groen vinkje. Als gegevens niet zijn geïmporteerd, zie je een rood kruisje.

• Lees, bij 'niet geïmporteerd' de foutmelding. Je moet nu aanpassingen aanbrengen in je Excelbestand of het juiste Intake Cohort selecteren in het scherm hiervoor. Tip! Vergeet niet op de drie puntjes te klikken bij "Cohort" zodat je deze foutmelding niet krijgt.

• Klik op de knop Sluiten.

• Open het inleesbestand (in Excel), breng wijzigingen aan en sla op.

• Volg alle hierboven genoemde stappen om opnieuw te importeren.

Opmerking Bij het inlezen wordt altijd gecheckt of het deelnemersnummer al bestaat in de database.

• Zo ja, worden de bestaande gegevens van de betreffende deelnemer overschreven of toegevoegd;

• Zo nee, wordt het deelnemersnummer met de bijbehorende deelnemersgegevens toegevoegd aan de database.

____________________

*) Het is belangrijk om de juiste keuze te maken: kies een (intake)cohort, een (school)jaar, een locatie of afdeling.

Vmbo: kies het schooljaar. Als er meerdere locaties in dezelfde database staan wordt vervolgens de locatie gekozen waar de deelnemers aan verbonden zijn.

MBO: Kies het Intakecohort. Als er meerdere locaties in dezelfde database staan kies je vervolgens de locatie of afdeling.

Overig: kies het jaar, de afdeling, het bedrijf of de groep.